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Disponer de un sistema eficaz de códigos de barras en el almacén es esencial para cualquier empresa logística, como un centro de distribución, en el que se mueve un gran volumen de mercancías y donde los productos entran y salen de las instalaciones.
Porque un sistema de códigos de barras en el almacén ayuda a realizar un seguimiento del inventario y su ubicación, lo que a su vez permite a los trabajadores realizar su trabajo de la manera más eficiente posible.
Un equipo clave para estos trabajadores es un escáner de códigos de barras para el almacén, que se utilizará para procesar grandes cantidades de información contenida en las etiquetas, incluidas instrucciones de manipulación, así como detalles sobre el peso y las dimensiones de un producto.
Disponer de un sistema de códigos de barras en el almacén bien diseñado y del conocimiento de los operarios, quienes tendrán que estar debidamente equipados y formados para utilizarlo, no sólo aumentará la velocidad y la eficacia, sino que también ayudará a reducir los errores y a minimizar las oportunidades de que se produzcan errores humanos.
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6 consejos para implementar un sistema de códigos de barras en el almacén
Si deseas implementar un sistema eficaz de códigos de barras en el almacén, te recomendamos tener en cuenta los siguientes consejos:
1) Evalúa las necesidades del almacén
Antes de sumergirse en el proceso de implementación, es esencial evaluar tus necesidades y objetivos. Considera qué tipos de productos manipulas y con qué frecuencia se mueven. Es fundamental saber cuántos empleados utilizarán el sistema de código de barras en el almacén y cuál será el presupuesto para software y equipos.
Haz una lista de todas las variantes existentes para el negocio. Esta fase también puede implicar una revisión del diseño de la distribución del almacén para asegurarse de que el sistema de códigos encaja con otros aspectos del flujo de trabajo de las instalaciones. Esto te ayudará a decidir dónde colocar los códigos de barras y qué sistemas utilizar. Recuerda que cada artículo debe tener asignado un código de barras y una ubicación de almacenamiento únicos, y que debe existir un proceso para revisar y escanear los artículos.
2) Elige la tecnología de etiquetado adecuada
Existen varias tecnologías de códigos de barras en el almacén, cada una con sus ventajas. El tipo más común y rentable es el código de barras tradicional 1D, formado por líneas negras verticales. Otra opción es el código de barras 2D, que puede almacenar más información, con cuadrados o puntos blancos y negros. Los códigos de barras 1D son habituales en los productos de venta al por menor, mientras que los 2D se utilizan en códigos QR y MaxiCodes, y se han vuelto cada vez más comunes en los últimos años.
Si deseas identificadores más avanzados, también puedes invertir en etiquetas de identificación por radiofrecuencia (RFID), que utilizan ondas de radio para transmitir datos en tiempo real. Son la opción más rápida para la precisión diaria, pero suelen ser más caras. Al final, tu elección dependerá de qué tecnología se ajusta mejor a las necesidades de tu almacén y las limitaciones presupuestarias.
3) Invierte en hardware y software
Para implementar con éxito un sistema de códigos de barras en el almacén, necesitarás componentes de hardware y software para leer los datos de las etiquetas. En primer lugar, será vital utilizar plataformas de gestión de inventarios y activos, como los sistemas de gestión de almacenes (SGA). Elige un software que se integre a la perfección con el sistema de códigos de barras en el almacén. Este software te ayudará a realizar un seguimiento del inventario, gestionar los pedidos y optimizar las operaciones logísticas.
Aparte de eso, las opciones de hardware incluyen dispositivos como impresoras de etiquetas y, sobre todo, escáneres de códigos de barras para almacenes. Estos dispositivos portátiles se utilizan para escanear códigos de barras en cualquier lugar donde se coloquen. Hay muchos modelos, y pueden estar integrados, en línea o fuera de línea. La mejor opción dependerá de las necesidades físicas y de inventario, así que céntrate en opciones flexibles y ergonómicas.
4) Diseña un sistema de códigos de barras
A continuación, puedes diseñar un sistema de códigos de barras en el almacén que se adapte a la disposición de las instalaciones y a los procesos de gestión de inventario, fusionando las opciones de etiquetas, software y hardware. En este punto, ten en cuenta aspectos como la colocación de las etiquetas, su formato y los campos de datos. Diseñar con cuidado el sistema de códigos de barras en el almacén le proporcionará a tu personal la visión en tiempo real más eficaz de toda la instalación.
Decide dónde colocar las etiquetas para facilitar el escaneado. Luego, define un formato para las etiquetas de códigos de barras, asegurándote de que contienen toda la información necesaria y de que siguen una norma integrada en toda la instalación. En este proceso, determina los datos que deseas incluir en los códigos de barras en el almacén, como ID de productos, descripciones o cantidades, según el software a utilizar.
5) Capacita a tu equipo
Una vez que el sistema de códigos de barras en el almacén esté listo para funcionar, es momento de formar al equipo y asegurarse de que todos los trabajadores son capaces de entender la metodología con facilidad. Es importante probar el sistema antes de utilizarlo, no sólo para instruir al personal, sino también para ajustar su rendimiento, recopilar datos y realizar los cambios necesarios para optimizar aún más la eficiencia.
Asegúrate de que tus empleados saben utilizar con precisión los escáneres de códigos de barras en el almacén y solucionar cualquier problema que pueda surgir. La formación y el apoyo continuos son esenciales para aprovechar al máximo las ventajas del sistema. Los códigos de barras son personalizables para cada almacén, por lo que el personal debe estar preparado para saber cómo funcionarán los procesos en las instalaciones.
6) Garantiza la inspección continua
Por último, cuando estés seguro de que el sistema de códigos de barras en el almacén funciona correctamente, impleméntalo de manera gradual en todas las operaciones. Supervisa los resultados, revisa la eficacia del sistema e introduce mejoras cuando sea necesario. A medida que las operaciones aumenten, es posible que necesites añadir pasos al proceso de escaneado, o incluso simplificarlo para obtener resultados más rápidos.
Muchas veces, las empresas de software a las que te hayas suscrito te ofrecerán servicios de inspección y solución de problemas para ayudarte a resolver cualquier problema que pueda aparecer. Además, es posible que necesites la asesoría de un consultor de configuración de almacenes para obtener información experta sobre el equipo de código de barras, el hardware y la eficiencia general del procesamiento.
Lugares habituales para colocar etiquetas con códigos de barras
Combinada con el software y el hardware adecuados, la colocación de etiquetas con códigos de barras en el almacén también puede maximizar la eficacia del negocio logístico. Las primeras etiquetas que hay que tener en cuenta son las que se aplicarán directamente a los productos en cuanto lleguen. Los indicadores con códigos de barras individuales pueden ser etiquetas de contenido, pero también pueden incluir instrucciones de manipulación que pueden leerse mediante un escáner de códigos de barras para el almacén.
A continuación, las etiquetas de códigos de barras también pueden aplicarse a las estanterías, determinando los estilos de organización de estas, el número de unidades almacenadas, etc. Los códigos de barras de las estanterías pueden utilizarse para separar los productos en grupos más grandes, lo que supone un paso más en la organización y ayuda al personal a encontrar artículos similares. Puedes etiquetar las estanterías de manera estándar o con el patrón de serpentina, en un movimiento de vaivén.
Además, es probable que los sistemas de señalización de pasillos de almacén utilicen códigos de barras para ayudar a identificar los pasillos, dar indicaciones o facilitar el seguimiento del inventario. Estas marcas se basan en una numeración o secuencia de caracteres. Suelen fijarse con etiquetas adhesivas de doble cara o tornillos en la entrada o en puntos decisivos de los pasillos.
Los suelos también pueden etiquetarse con códigos de barras para marcar las existencias que se encuentran en el piso o cerca de este. Ayudan a reducir los casos de exceso de existencias o desabastecimiento al ser fácilmente accesibles para los trabajadores cuando transitan entre pasillos. El personal nuevo puede comprender rápidamente la distribución del almacén gracias a las indicaciones visuales que proporcionan las etiquetas de suelo del almacén.
Ventajas de implementar un sistema de códigos de barras en el almacén
Establecer un sistema de códigos de barras en el almacén puede aportar varias ventajas a las operaciones, sobre todo porque el mercado de escáneres de códigos de barras para almacenes crece gracias a la digitalización de los centros de distribución, según FMI. Los códigos de barras suelen ser más sencillos y rentables que otros métodos de seguimiento.
Tras la integración, un sistema eficaz de códigos de barras en el almacén reduce los errores humanos asociados a la introducción y el control manual de datos. Utilizar un escáner de códigos de barras de almacén es más preciso que teclear manualmente los códigos de los productos. De este modo, la preparación y el embalaje de los pedidos se agilizan y automatizan. Esto significa también menos errores en el cumplimiento de los pedidos de los clientes.
Además, como las tareas se realizan con menos esfuerzo, es posible que se necesite menos personal para gestionar las operaciones, lo que puede suponer un ahorro de costes adicional. También puede ayudar con la escalabilidad y la moral, teniendo en cuenta que los trabajadores pueden preocuparse menos por los pequeños errores de seguimiento repetitivos. Los códigos de barras son una excelente forma de sustituir el papeleo manual y la documentación física, sin dejar de garantizar el cumplimiento de la normativa.
En última instancia, un sistema de códigos de barras te ayuda a integrar todas las fases de la distribución, lo que permite mejorar la satisfacción de los clientes, ya que recibirán los productos correctos en el momento oportuno. Esto puede ayudar a cualquier tipo de centro de distribución y es crucial para la configuración de un almacén de comercio electrónico, donde se esperan las demandas de entrega más rápidas.
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